Actualmente en las organizaciones no solo cuentan con un solo de modelos de trabajo. Desde el 2020, muchos cientos de empresas han tenido que migrar de un modelo presencial a remoto, y posteriormente híbrido. Sin embargo, estos cambios a primera vista, se perciben sutiles, pero, si ponemos atención, cada cambio requiere la implementación de recursos para mantener las operaciones de manera correcta.
A continuación te compartimos cuatro soluciones para enfrentar los retos de la colaboración remota.
Las reuniones de video conducen a la fatiga
De acuerdo con el estudio Harris Poll (2020) donde participaron más de 2000 trabajadores remotos en seis países, la colaboración remota es más desafiante que la colaboración frente a frente. Debido a la concentración requerida para una reunión a través de videollamada. Tras 30 o 40 minutos en una reunión comienza a aparecer la fatiga. Algunos factores pueden ser la concentración en la pantalla, lenguaje no verbal, moderar los turnos para hablar o compartir poco espacio de pantalla.
¿Cómo solucionarlo?
- Programar reuniones de 30 minutos o en su caso programar pausas para reuniones largas.
- Tomar breves descansos cada 2 horas
- Implementar herramientas de comunicación que permitan visualizar a todos los participantes. Microsoft Teams cuenta con la opción “Modo juntos” o “Vista dinámica” para facilitar la participación de los usuarios durante las reuniones.
Equilibrar las demandas del hogar mientras trabajan desde casa
El 54% de los padres de familia encuestados señaló que desde el inicio de la pandemia equilibrar las actividades laborales con las tareas familiares ha sido un reto, ya que en algún momento estaban a cargo de cuidar a niños más pequeños o compartir su espacio de trabajo.
¿Cómo solucionarlo?
- Designar un espacio para realizar actividades laborales que permita concentrarse y permanecer en silencio. Para las videollamadas, una buena iluminación es imprescindible. Microsoft Teams, cuenta con la opción de elegir fondos o difuminarlos. Asimismo, permite aislar el ruido, para tener una reunión de calidad.
Administración de tiempo
Mantener un buen índice de productividad es una de las prioridades del trabajo remoto, sin embargo, factores como el multitasking pueden interrumpir los periodos de concentración.
¿Cómo solucionarlo?
- Priorizar las actividades diarias, fijarse un objetivo diario hará que la distribución de energía para las actividades sea más eficiente.
- Microsoft Teams cuenta con opciones para que los usuarios programen sus actividades. Con la opción “Estado enfoque” es posible crear una rutina de trabajo productiva.
- Medir el avance, es importante para mantener el enfoque y saber en qué etapa de un proyecto se encuentra. Microsoft Project es la herramienta perfecta, para el seguimiento de proyectos y asignación de actividades.
Desconexión con colegas
El 60% de los encuestados, afirman que se sienten menos conectadas con sus colegas.
¿Cómo solucionarlo?
- Programar llamadas sociales, crear un espacio donde los participantes tengan la oportunidad de hablar sobre temas ajenos al trabajo. Microsoft Teams permite programar reuniones periódicas, es decir que se repetirán los días de la semana y en los horarios establecidos, sin tener que programar la actividad una y otra vez.
El trabajo híbrido y remoto puede conducir a horarios de trabajo prolongados, fatiga de reuniones y sensación de aislamiento si no se cuenta con políticas que faciliten la comunicación.
Microsoft Teams, es una herramienta pensada para resolver las necesidades de colaboración remota en centros de trabajo y educativos. Permite a los equipos compartir documentos y editarlos en tiempo real; crear canales de colaboración, integrar más de 200 aplicaciones de manera gratuita; además cuenta con toda seguridad de la nube.
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